Come puoi organizzare un evento online di successo? Ecco una guida che ti chiarirà le idee
Organizzare un evento online è tutt’altro che semplice, soprattutto in questo particolare momento storico in cui l’offerta è estremamente ampia.
Seppur sembrino un po’ futuristici e nonostante fossero poco considerati fino a prima dell’emergenza sanitaria legata alla diffusione del COVID-19, gli eventi online esistono dal lontano 1993: quando fu trasmesso il primo live stream che ha generato milioni di visualizzazioni (mica male dato che ai tempi Internet non era poi così diffuso).
In un periodo difficile per l’aggregazione sociale e culturale, per fortuna ci sono gli aggiornamenti tecnologici che hanno aperto le porte a nuove modalità di connettersi online: dai tour virtuali nei musei a Q&A con astronauti nello spazio.
Ma non è tutto: alcuni tra i più grandi eventi di questi ultimi anni, anche nel panorama digitale italiano, si sono spostati online per permetterne un semplice svolgimento, nonostante gli assembramenti resteranno vietati sul medio e lungo periodo. Questo, ovviamente, mette in luce i vantaggi dell’organizzare un evento virtuale: ridurre i costi, rendere la presenza più accessibile ed eliminare le emissioni di anidride carbonica date dall’inquinamento per raggiungere una conferenza fisica.
Alla luce di questo possiamo affermare che gli eventi online sono divenuti il presente per la formazione, ma anche per l’aggregazione sociale, e probabilmente saranno anche il futuro, almeno nel medio periodo. Ma la tua azienda è pronta per organizzarne uno?
Se hai già in mente un format o se semplicemente sei alla ricerca di idee per un evento virtuale, continua a leggere per sapere come lanciarne uno di successo.
Le tipologie di eventi online
Un evento online è un incontro organizzato sul Web, anziché in un luogo fisico. Queste tipologie di incontri stanno diventando molto popolari in questo ultimo periodo e possono variare da piccole sessioni di Q&A fino a conferenze su larga scala con migliaia di partecipaneti.
Di seguito una carrellata delle diverse tipologie di eventi aziendali virtuali da cui prendere ispirazione per lanciarne uno.
Come si organizza un evento online come Tutorial
Vendi prodotti o servizi che necessitano di spiegazioni? Oppure proponi corsi online legati alla tua attività? Un tutorial o un evento di formazione sono dei buoni metodi per fornire suggerimenti, trucchi e spunti.
Queste tipologie di eventi online possono essere utilizzati per lanciare nuovi prodotti, rispondere alle domande più frequenti o rivelare diversi casi d’uso. Per esempio, se hai un’azienda che opera nel settore cosmetico puoi pensare di lanciare una serie di tutorial dedicati alle tue clienti, oppure una pizzeria può pensare di organizzare un piccolo evento per donare spunti e suggerimenti su come fare la pizza fatta in casa.
Come organizzare eventi di formazione e corsi
Per argomenti più complessi, webinar, workshop e corsi online potrebbero adattarsi meglio allo scopo.
Questi formati possono offrire una panoramica più immersiva su temi specifici, testando abilità, strumenti e molto altro. Per esempio, se sei un libero professionista che si occupa di social media marketing potresti pensare di offrire un corso alle aziende dedicato a come costruire un piano di marketing per rilanciarsi in questo periodo di crisi.
Eventi Behind the scene
In questi ultimi mesi, i tour dietro le quinte sono diventati molto popolari. Luoghi come musei, gallerie d’arte, teatri e perfino parchi stanno offrendo ai loro spettatori alcuni scorci unici: un po’ per farli sognare e viaggiare con la mente, un po’ anche per invogliare a visitare quel determinato posto quando tutto questo sarà finito.
A tal proposito è di sicuro interesse l’iniziativa dell’Archivio diaristico nazionale e del Piccolo museo del diario che, ogni 3 giorni, pubblicano una storia appartenente a questo nuovo ciclo di “Italiani in Quarantena”, scavando nelle testimonianze, spesso sconosciute, conservate a Pieve Santo Stefano.
[…] Sarà il nostro modo per abbracciarvi idealmente, il nostro modo per stare insieme, il nostro modo per condurvi idealmente nelle stanze della memoria dell’Archivio e del museo, in attesa che possiate farlo di persona, molto presto. È il nostro modo per dirvi che ce la faremo, come ce l’hanno fatta gli autori di queste storie che abbiamo deciso di condividere con voi. Perché alla fine di un tunnel, anche del più lungo, anche del più oscuro, c’è sempre la luce ad aspettarci. […]
Seppur non sia un live streaming, anche questa tipologia di contenuto rientra nelle molteplici iniziative per promuovere attività culturali e / o turistiche.
Ad ogni modo, non devi per forza avere speciali attrazioni per comunicare i dietro le quinte al tuo target. Per esempio, un’azienda B2B dal taglio comunicativo più istituzionale può parlare ai suoi clienti in merito al rispetto delle normative di sicurezza, oppure una pasticceria può portare i suoi utenti all’interno del laboratorio e mostrare come vengono prodotti alcuni prodotti in maniera artigianale.
Interviste ed esibizioni: gli eventi online che ti portano nuovi utenti
In questo caso puoi coinvolgere parte degli esperti del tuo team per far sì che condividano le proprie conoscenze in una sessione live di domande e risposte. Ospita un rilassato “Ask Me Anything” su Instagram Live oppure su Facebook Live, oppure puoi pensare di invitare esterni o artisti per un’esibizione.
Tutto, dalle conferenze in stile TED Talks fino agli spettacoli comici o alle interviste online, può essere fatto con questo metodo. Inoltre, giochi, quiz interattivi e mini contest online possono rendere tutto più interattivo.
Suggerimenti per l’organizzazione di un evento online
Tutti gli eventi, anche quelli online, presentano alcune sfide. Ecco come organizzare e lanciare il tuo primo evento virtuale.
Crea un piano d’attacco
Ogni eventi, grande o piccolo che sia, dovrebbe avere una strategia dietro di sé. Parti da un obiettivo e da un concetto chiave per sviluppare un format che sia apprezzato dai tuoi utenti.
Inoltre, prima di iniziare ad organizzare il tuo evento online dovresti rispondere alle seguenti domande:
- che tipo di esperienza speri di offrire?
- l’evento sarà live, on demand o entrambe le cose?
- dove vuoi trasmettere il tuo contenuto?
- l’accesso sarà gratuito o a pagamento?
- qual è il momento migliore per farlo?
- richiederai la registrazione?
- qual è la tua strategia di promozione?
Non poche, certo, ma ti permetteranno di mettere giù il tuo piano di attacco.
Scegli il momento giusto
Scegliere data ed orario più corretti per il tuo evento è molto importante, indipendentemente dalla sue dimensioni e dalla piattaforma utilizzata. Per non sbagliare studia gli Insights social per scoprire quando i tuoi utenti sono online e lancia un sondaggio per verificare le loro preferenze.
Ovviamente, prima di inviare il tuo “save the date” assicurati che non vi siano eventi in competizione che possano interferire con la partecipazione.
Inoltre, se hai un pubblico internazionale, opta per un’ora che funzioni per il maggior numero possibile di clienti e follower, facendo attenzione al fuso orario. Se questo non è possibile, almeno assicurati che i contenuti restino accessibili dopo lo streaming live.
Promuovi il tuo evento online
Per ottenere una buona partecipazione al tuo evento online devi avere una strategia di promozione ad hoc. Determina la tua value proposition e punta tutto su quella per differenziarti dai tuoi competitor e dall’immensità dell’offerta presente attualmente in rete.
Il consiglio è quello di optare per la multicanalità, puntando su social, ADV e newsletter. In questo modo avrai più possibilità di raggiungere la fetta di pubblico di tuo interesse.
Infine, non dimenticarti di coinvolgere i tuoi speaker per aumentare il potenziale numero di persone che verranno a conoscenza del tuo evento online.
Come gestire un evento online
Dopo aver deciso il tema, gli ospiti e la struttura non dimenticare di fissare alcuni momenti che ti aiuteranno a gestire l’evento online in modo più divertente per chi partecipa. Decidi chi ti darà supporto per l’evento online come moderatori, relatori, e decidi i ruoli del tuo staff.
Incoraggia l’engagement
È semplice: se crei opportunità di engagement, il tuo pubblico sarà più coinvolto. Perché? Beh, perché è divertente.
Ecco un esempio: chiedi agli spettatori di inviare domande nei commenti o tramite uno strumento di chat. È probabile che le persone che lo faranno resteranno collegate per vedere se ricevono risposta.
Ogni piattaforma online ha funzionalità interattive, quindi non hai scuse. Chiedi alle persone di partecipare a sondaggi e quiz, incoraggia i live tweeting e fa sì che i tuoi utenti interagiscano. Ovviamente non dimenticarti di chiedere feedback al termine dell’evento.
Eventi Ibridi: online e fisici
Quando possibile, offri entrambe le modalità di partecipazione: fisica e digitale. Questo perché così riuscirai ad avvicinare chi non può spostarsi oppure a chi potrà venire per fare del networking per poche ore o una sola giornata.
Esistono dei tools che permettono di ricreare stand e sale virtuali come se fosse un videogioco, cercando di rendere felici anche gli sponsor che puntano sullo stand per fare nuove connessioni. Un esempio è Coderblock, una casa sviluppatrice italiana che per il WomenX Impact ha ricreato il luogo dell’evento. Ogni partecipante può creare il proprio avatar e girovagare per gli stand. Sono ambienti in 3D che puntano a rendere più lieta la distanza fisica.
In conclusione
Organizzare un evento online, come puoi aver notato, non è affatto cosa semplice. Come per le conferenze fisiche, anche qui è necessario impostare un format che sia funzionale al proprio target ed una strategia di promozione ad hoc che permetta di raggiungere l’audience d’interesse.
Speriamo che questa guida ti sia stata di ispirazione e ti auguriamo un grosso in bocca al lupo per il tuo prossimo evento virtuale!
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