In queste settimane si parla molto di come cercare di andare avanti nonostante la chiusura forzata degli uffici. L’economia cerca di non bloccarsi e per molte aziende l’unica alternativa è stata quella di organizzarsi per dare a tutti i dipendenti il cosiddetto “smart working”.
Qui vogliamo dare dei consigli su come organizzarsi al meglio, con tools che annullino la distanza tra i team e che sono fondamentali per non dimenticare neanche un task. Vogliamo condividere con voi la nostra esperienza, mettendovi a disposizione gli strumenti, programmi e metodi che usiamo noi stessi, quotidianamente, tanto in ufficio che per le nostre giornate dedicate allo smart working.
Smart working: cos’è
Prima di tutto, per i profani, dobbiamo spiegare cosa si intende per Smart Working.
Per smart working si intende, banalmente, lavorare da remoto, lontani dalla propria usuale scrivania in ufficio.
Ma quanto è diffuso lo smart working?
La pratica dello smart working è molto diffusa in paesi come la Svezia, con il 35% dei lavoratori che possono beneficiare di questa modalità di lavoro, seguita dalla Finlandia con il 30% circa.
Altri paesi come Francia, Austria e Belgio superano il 20%.
E in Italia?
Secondo l’osservatorio del Politecnico di Milano, nel 2019 si sono registrati circa 570mila smart worker in Italia, perlopiù liberi professionisti e partite IVA. Briciole rispetto ai Paesi sopracitati, ma comunque un passo avanti per un Paese come il nostro in cui il “posto fisso” rimane ancora l’obiettivo di vita di molti.
Leevia e lo smart working
Nel nostro piccolo, abbiamo introdotto lo smart working all’interno delle policy aziendali da diversi anni, lasciando ai nostri collaboratori la possibilità di lavorare da casa per qualche giorno ogni mese. Grazie agli strumenti online che utilizziamo giorno per giorno, infatti, abbiamo constatato che lavorare da casa non rallenta la produttività aziendale e in alcuni casi velocizza i processi.
Ci sono molti aspetti positivi nello smart working e in questo momento storico in cui non è più un opzione ma una scelta obbligata vogliamo condividere il nostro metodo per mantenere alta la produttività del team.
Qui sotto vi elenchiamo i tool che utilizziamo giorno per giorno per svolgere la maggior parte del nostro lavoro.
GSuite: Email, calendari, documenti condivisi e archiviazione file
GSuite comprende una grossa parte dei servizi di cui può aver bisogno una azienda, tutti all’interno di un unico comodo pacchetto.
Fin dalla nascita di Leevia , ci siamo affidati a GSuite per la flessibilità con cui ci permette di collaborare tra di noi, ovunque siamo e senza mal di testa provocati da configurazioni complesse.
GSuite comprende tantissimi prodotti, ecco quelli che utilizziamo di più:
- Gmail – il servizio email per eccellenza non ha certo bisogno di presentazioni, grazie ad alcune funzioni come lo schedule delle mail e il potente filtro anti-spam risparmiamo tempo prezioso nel gestire la casella di posta
- Drive – Per ogni utente Gsuite, Google mette a disposizione 30Gb di spazio di archiviazione cloud su Drive per poter archiviare tutti i tuoi documenti
- Docs – In combo con Drive, utilizziamo Docs per creare documenti condivisi, fogli di calcolo e presentazioni. La parte migliore? Possiamo lavorare in più persone sullo stesso file e collaborare in tempo reale senza più mal di testa provocati da versioni diverse dello stesso documento
Vuoi provare Gsuite? Puoi utilizzare tutti i servizi Google a partire da 5€ al mese, in esclusiva per i nostri lettori Google mette a disposizione uno sconto del 20% sul piano annuale.
Slack: per comunicare con il resto del team
Slack è uno degli strumenti più preziosi di cui facciamo uso giorno per giorno. Volendo semplificare, possiamo definire Slack una chat divisa per canali tematici. Nella nostra organizzazione, ad esempio, abbiamo canali come #marketing dove discutiamo delle prossime iniziative promozionali che attueremo, oppure #accounting dove coordiniamo il lavoro e chiediamo un parere ai colleghi in merito alle richieste dei clienti.
Perché dovreste usare Slack a differenza di un gruppo Whatsapp o Messenger? Per due motivi fondamentali:
- Integrazioni – Slack è integrato con il 90% dei tool che utilizziamo, in questo modo possiamo ricevere notifiche o effettuare azioni su altri strumenti senza uscire da Slack;
- Organizzazione – uno dei problemi maggiori di una chat e la dispersione delle informazioni all’interno di una discussione, grazie a strumenti come i canali tematici o i thread, Slack permette di non “perdere pezzi” delle conversazioni
- Focus – su Slack si parla di lavoro ed è integrato con gli strumenti che usiamo per lavorare, questo ci permette di evitare distrazioni che strumenti come Facebook Messenger possono inevitabilmente portare.
Puoi utilizzare Slack in maniera gratuita per quanto tempo vuoi, noi stessi abbiamo utilizzato il servizio gratuitamente per alcuni anni. Man mano che Leevia è cresciuta, è cresciuto anche l’utilizzo che facciamo di Slack e quindi siamo passati ad un piano a pagamento.
Asana: per gestire task e progetti
Grazie ad Asana monitoriamo e organizziamo il lavoro di tutto il team. Abbiamo diversi spazi di lavoro dove gestiamo il lavoro dei vari reparti, per fare un esempio pratico nella sezione Marketing di Asana gestiamo il calendario editoriale del blog e coordiniamo le attività del mese, come ad esempio le attività di organizzazione e promozione del nostro prossimo webinar o della prossima puntata di Leevia Marketing Stories (il nostro podcast).
È possibile gestire gli spazi di lavoro come to-do list, oppure come kanban board, a seconda dell’utilizzo che ne vorrai fare.
Asana offre un ottimo piano gratuito per team fino a 15 persone, per sfruttare le utilissime funzionalità Premium i piani vanno da 10€ al mese a persona.
Whereby: videoconferenze rapide
Con Whereby puoi creare una videoconferenza in meno di un minuto, tutto quello che devi fare è collegarti al tuo link personale (che sceglierai in fase di registrazione) e la video call partirà automaticamente, per i tuoi ospiti non sarà necessario né effettuare login, né scaricare applicazioni.
Whereby funziona su tutti i dispositivi che possiedono un microfono e un browser web, decisamente un passo avanti rispetto a tool come Skype dove prima di poter effettuare una chiamata avrai bisogno di installare l’app e scambiare col tuo interlocutore il tuo nome utente.
Whereby è gratuito per chiamate con massimo 4 partecipanti, volendo puoi fare upgrade ad un piano business per aumentare il numero di questi ultimi, personalizzare il tuo canale con i colori aziendali e registrare le chiamate.
Figma: l’editor di grafica che vive nel tuo browser
Uno dei miei tool preferiti di sempre, Figma è un editor grafico completamente web-based, ti basta un browser di ultima generazione (come ad esempio Chrome) e un account per iniziare a lavorare. Come tutti gli altri strumenti che utilizziamo, Figma si basa sulla collaborazione. È, infatti, possibile lavorare simultaneamente in più persone sullo stesso file.
Per farti un esempio pratico, tutte le fasi di progettazione, sviluppo e promozione del nostro ultimo prodotto Instant Poll sono avvenute all’interno di Figma, questo ha permesso al team di sviluppo di consultare i file e testare i vari step della user experience, e al team di marketing di collaborare sui banner promozionali per il lancio del prodotto.
Anche Figma ha un piano gratuito molto vantaggioso, permette infatti di creare un numero illimitato di file e collaborare su di essi, per funzionalità avanzate come librerie di asset condivisi e gestione di permessi, i piani Pro partono da 10€ al mese.
Questi sono i tools fondamentali per poter lavorare in qualsiasi luogo ci si trovi e con le stesse prestazioni, al di là della scrivania del nostro/vostro ufficio, e per mantenere attiva la comunicazione tra i membri del team, in modo da scambiarsi pareri e non rimandare utili ed essenziali riunioni di coordinamento. Sfruttiamo questo periodo per far diventare normalità questo metodo, abbiamo gli strumenti e i collaboratori saranno più felici.
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