Un concorso a premi non può essere semplicemente attivato ma deve anche essere spiegato
Per farlo esiste un documento specifico: Il Regolamento. Il Regolamento di un concorso a premi è il testo che illustra sia ai partecipanti, sia al Ministero ed organi di controllo, come si svolgerà il contest che abbiamo organizzato.
Deve pertanto contenere tutti gli elementi chiave che consentano ai partecipanti di capire come provare ad aggiudicarsi i premi in palio ma dovrà includere anche le informazioni utili ai fini della tutela dell’azienda, il tutto in conformità alla normativa che regola le manifestazioni a premi.
Va quindi creato un giusto mix! Vediamo quali sono gli aspetti che non vanno dimenticati.
Nel testo dovranno essere indicati:
- I soggetti promotori (ovvero le aziende che intendono attivare il concorso, ivi incluse le aziende considerate “associate” alla pratica che saranno soci in solido del contest);
- Durata del concorso a premi con relativo termine (andrà quindi data informazione specifica sia del periodo di partecipazione, sia della data entro la quale intendiamo effettuare l’estrazione/assegnazione dei premi);
- Ambito territoriale di svolgimento del contest (dove lo volgiamo attivare, ad esempio potremmo scegliere di coinvolgere la sola regione Lazio o una singola città italiana);
- Modalità di svolgimento (ovvero come “funziona” il contest: come possono partecipare gli utenti e tutte le eventuali limitazioni che si desiderano applicare. Ad esempio, nel caso di un foto-contest, andrà specificato se possono essere o meno inviate più immagini da uno stesso utente…etc. Questi aspetti sono fondamentali e vanno calibrati con cura per evitare ripercussioni sull’Azienda);
- Modalità di Assegnazione Premi (come avviene la scelta dei vincitori: se tramite estrazione manuale e casuale, software, Giuria di esperti, etc… Il tutto anche in questo caso dovrà avvenire nel pieno rispetto della normativa vigente);
- Valore indicativo di mercato dei premi messi in palio e relativo montepremi (i partecipanti devono essere messi al corrente del valore commerciale del premio che potrebbero vincerei entro quando lo riceveranno, sempre senza sforare i termini di legge);
- Dati della Onlus alla quale devolvere gli eventuali premi non assegnati (dovrà essere scelta a discrezione dell’azienda una Onlus alla quale destinare i premi nel caso in cui non vengano dati ai partecipanti, quindi è consigliabile, ove possibile, scegliere un Ente Benefico che sia allineato alla tipologia di premi promessi).
Tutte queste informazioni saranno quindi contenute nel documento descrittivo che verrà inviato al Ministero assieme al modulo PREMA CO/1 tramite il sito impresa.org e messo a disposizione dei partecipanti.
Abitualmente, per comodità, il Regolamento viene pubblicato on-line sul sito del concorso o della società che lo ha indetto in una seziona apposita, ma, contrariamente a quanto si pensa, non è obbligatorio. L’Azienda potrebbe infatti scegliere di metterlo a disposizione solo degli utenti che ne fanno esplicita richiesta, ad esempio nel caso di partecipazione presso un punto vendita, il regolamento potrà essere reso consultabile presso le casse. L’importante è infatti dare ai partecipanti la possibilità di poter visionare gratuitamente il documento.
In relazione invece alla procedura burocratica, il Regolamento chiuso e definitivo andrà firmato digitalmente dall’Azienda, o in alternativa dal soggetto delegato a supporto per la pratica ministeriale, ed inviato al Ministero dello Sviluppo Economico – Sezione Manifestazioni a Premio almeno 15 giorni prima dell’avvio e/o comunicazione del concorso.
Il Ministero si prende infatti un lasso di tempo “di controllo” prima che venga reso noto il concorso e quindi prima che venga fatta una promessa al pubblico. Attenzione quindi perché i 15 giorni vanno calcolati da quando abbiamo intenzione di comunicare al pubblico il nostro contest e non da quando i partecipanti vi potranno aderire.
Una volta depositato il Regolamento il testo sarà da considerarsi “chiuso” per questo motivo il testo va redatto con attenzione; vi consigliamo pertanto di non apportare modifiche se non strettamente necessarie e comunque solo nei 15 giorni “finestra”. In caso di necessità considerate comunque che piccole variazioni che non impattano sulla promessa al pubblico sono tollerate anche in corso d’opera.
Se invece doveste attuare una modifica più corposa, come ad esempio l’aggiunta di una nuova meccanica di partecipazione al contest con ulteriori premi, in tal caso è fattibile ma non si tratterebbe di una modifica di poco conto ma “sostanziale” e pertanto, impattando la variazione anche sui premi e sulla fideiussione, dovrete tassativamente tornare a considerare la necessità di verifica da parte del Ministero e darne quindi comunicazione almeno 15 giorni prima dalla data di avvio della modifica stessa.
Come si evince da quanto sopra, nonostante il tentativo di illustrare in modo sintetico e semplificato la procedura, la stesura delle modalità di partecipazione ad un contest presuppone una serie di complessità che, se non valutate correttamente o, ancor peggio, se ignorate per inesperienza in merito alla materia, possono far ricadere sull’azienda sanzioni.
Inoltre, è molto importante che le meccaniche del concorso siano specificate in modo molto chiaro, per evitare contestazioni da parte dei partecipanti. Bisogna quindi prendere in considerazione tutte le possibilità di partecipazione (compresi i tentativi fraudolenti, che purtroppo avvengono) e specificare delle regole chiare, concise e inoppugnabili.
Il consiglio è pertanto quello di non improvvisarsi ed appoggiarsi a specialisti del settore.
Se hai bisogno di redarre il regolamento per un concorso a premi, contattaci!
