Tutta la normativa relativa ai contest online in un unico blog post
La confusione quando si parla di concorsi online è veramente molta, in rete si trova di tutto e il contrario di tutto, quindi abbiamo deciso di fare un po’ di chiarezza e di aiutarvi con la guida completa alla normativa per la creazione di un contest online, partendo dall’inizio, quindi chiarendo cosa si intende con concorso a premi, proseguendo su quali sono le norme a cui dobbiamo prestare attenzione, come poter integrare correttamente il concorso con i social, e per finire su come mandare tutte le dichiarazioni al Ministero e poter dichiarare il concorso concluso (con successo!).
Il concorso a premio e la differenza con le operazione a premio
I concorsi a premio sono manifestazioni a carattere promozionale che utilizzano la meccanica dell’assegnazione di premi, mediante estrazione o abilità, (in Italia non vi è la distinzione che invece esiste in USA fra sweepstakes e contest) per la pubblicizzazione di un prodotto o di un servizio. L’acquisto del prodotto o servizio non è condizionato alla partecipazione al contest, come lo è invece per le operazioni a premio.
I concorsi a premi online hanno una normativa diversa dai concorsi a premi?
Risposta breve: no. I concorsi a premi online infatti sono soggetti alla stessa normativa di riferimento dei concorsi a premi “normali”, ovvero in particolare il DPR del 26 ottobre 2001/430 e, perché non dobbiamo dimenticarlo, il D.lgs 196/2003, cioè il cosiddetto Codice della Privacy, oltre ovviamente al Codice Civile. Inoltre, i concorsi a premio vengono regolati anche dalle FAQ ministerali periodicamente pubblicate sul sito dello stesso MiSE (ultimo aggiornamento luglio 2018).
La questione della territorialità e della competenza delle leggi italiane in un contest online
La famosa trovata “ma io uso server stranieri (o solo Facebook) quindi non devo sottostare alle leggi italiane” è verà? Ecco, il modo giusto per incorrere in sanzioni è proprio questo. Infatti la competenza della normativa italiana si applica ogni volta che un cittadino o residente italiano partecipa ad un contest. Per questo motivo per molti contest organizzati da multinazionali (americane, per esempio) la partecipazione di cittadini o residenti italiani non è possibile: perché anche solo per un singolo partecipante che provenisse dal suolo italiano questi ricadrebbero nella normativa italiana di riferimento.
Se quindi, come crediamo, il vostro contest si rivolge a cittadini o residenti italiani, dovrete rispettare la normativa italiana, che comprende tutti gli adempimenti, e, in particolare, per quanto concerne la conservazione dei dati dei partecipanti, l’obbligo di conservazione su suolo italiano.
Ne consegue, per i contest online, l’obbligo di utilizzo di server presenti su suolo italiano per la conservazione dei dati sensibili dei partecipanti. I server possono agire come fonti principali per la registrazione degli utenti o come mirror di server esteri, ma è importante che tutti i dati sensibili siano poi salvati in Italia.
Social Network: come e quando si possono usare?
Una volta compreso quindi che i dati dei partecipanti devono essere conservati su territorio italiano si comprende anche come sia impossibile poter utilizzare solo i social network per la creazione e lo svolgimento di un concorso a premi. Infatti i server dei più grandi social network sono tutti collocati all’estero e sarebbe quindi illegale utilizzarli esclusivamente.
Inoltre, se ancora non siete stati convinti dalla legge italiana, considerate anche che tutti i maggiori Social Network hanno una ristretta policy per la creazione di contest online cui dovete sottostare pena la possibile cancellazione della vostra pagina o del vostro profilo.
Il Social Network può quindi essere un ottimo strumento per rendere più semplice la partecipazione, con l’utilizzo dei login tramite l’account già registrato, oppure per comunicare meglio il contest e renderlo “virale” e quindi più partecipato, a patto comunque di utilizzare un software in grado di salvare in tempo reale i dati dei partecipanti su altri server a norma di legge.
Organizzare un contest: gli adempimenti da rispettare
Ritorniamo ora alla normativa di riferimento, il DPR 430/2001, ed elenchiamo gli adempimenti a cui si deve sottostare:
- La redazione di un regolamento;
- Il versamento di una cauzione;
- La comunicazione di inizio svolgimento tramite modulo PREMA Online da trasmettere al Ministero per lo Sviluppo Economico;
- La dichiarazione di conformità del software utilizzato per l’intera iniziativa
- La redazione dell’informativa per la privacy (e soprattutto adempierla trattando i dati in conformità);
- La nomina di un soggetto responsabile (ovvero “soggetto delegato”) del procedimento con atto di delega per poter operare per conto del proponente il concorso se ci si avvale di una agenzia esterna all’impresa per le comunicazioni con Ministero;
- L’intervento di un notaio o di un funzionario della camera di commercio per la redazione del verbale di estrazione o del verbale della giuria, da dover poi allegare alla dichiarazione di fine concorso da mandare al Ministero.
Come scrivere un regolamento
La redazione di un regolamento è obbligatoria per essere completamente in linea con gli adempimenti richiesti dalla legislazione italiana.
All’interno del regolamento è obbligatorio indicare i seguenti parametri:
- Soggetti promotori;
- Durata del concorso a premi;
- Ambito territoriale di svolgimento del contest;
- Modalità di svolgimento;
- Natura del concorso a premi;
- Modalità di Assegnazione Premi
- Valore indicativo dei premi messi in palio;
- Termine del contest a premi;
- Dati delle Onlus ai quali devolvere gli eventuali premi non assegnati.
Qualora durante l’arco di durata del contest i soggetti promotori decidessero di effettuare delle piccole modifiche al regolamento, dovranno essere comunicate al Ministero. Se invece, le modifiche al regolamento sono sostanziali dovranno essere tassativamente comunicate 15 giorni prima dalla data di applicazione delle stesse.
Determinare il valore della cauzione e come versarla
Redatto il regolamento, va calcolato il valore totale dei premi messi in palio. Il calcolo si svolge sommando il valore di mercato di tutti i premi (se ve ne è più di uno), al netto dell’IVA. Successivamente si può procedere in due modi diversi. La prima possibilità è ottenere una fidejussione bancaria o assicurativa dell’importo calcolato e avente come beneficiario il Ministero dello Sviluppo Economico e scadenza non inferiore ad un anno dalla conclusione del concorso. La seconda possibilità è depositare la somma presso la Tesoreria provinciale dello Stato.
Al termine del concorso, assegnati i premi e inviato il verbale di chiusura al Ministero, la cauzione viene svincolata passati 180 giorni dalla data di trasmissione del verbale. Attenzione! In caso di violazioni nella consegna dei premi, il Ministero determina l’incameramento totale o parziale della cauzione.
Il documento originale dell’avvenuta cauzione va allegato, insieme al regolamento e alla eventuale dichiarazione sostitutiva di atto notorio, alla preventiva comunicazione di svolgimento del concorso a premi.
Certificazione del software (Dichiarazione sostitutiva di atto notorio)
Quando un soggetto organizza e promuove un concorso a premi online, oltre ai documenti come il regolamento ed il modello PREMA CO/1, viene richiesta una dichiarazione peritale tecnica. Questo tipo di documento viene richiesta dallo stesso Ministero dello Sviluppo Economico ed è un documento tecnico a garanzia del software necessario allo svolgimento del contest.
Quando si utilizzano delle piattaforme straniere per appoggiare un concorso a premi online, questo tipo di documentazione spesso non viene fornita, invalidando l’intera operazione.
La preventiva “comunicazione di svolgimento”
La preventiva comunicazione di svolgimento del concorso a premi va inoltrata al Ministero dello Sviluppo Economico esclusivamente in formato digitale, tramite il servizio PREMA online, al quale si può accedere, tramite la Carta Nazionale dei Servizi, dal portale impresainungiorno.gov.it. La Carta Nazionale dei Servizi può essere richiesta presso la Camera di Commercio presso cui l’impresa è iscritta.
Si devono compilare le diverse sezioni da A a M del modulo CO/1, e il tutto deve essere trasmesso entro 15 giorni dall’avvio del concorso.
Come trattare i dati secondo la normativa sulla Privacy
Tutti i concorsi a premi svolti su territorio italiano, per essere giudicati a norma di legge, devono avere i server di raccolta dati utenti su suolo italiano. Qualora i server fossero posizionati in uno stato estero, deve essere attivato un sistema di mirroring, ovvero una trasmissione in tempo reale dei dati dei partecipanti a dei server italiani.
Per quanto riguarda il trattamento dei dati personali degli utenti, esistono delle linee guida del Garante della Privacy relative alla profilazione online. Quando si lancia un concorso a premi online, il sistema di profilazione deve dare modo agli utenti di dare il proprio consenso relativamente alle informazioni che li riguardano, specificando per quali finalità verranno utilizzati i loro dati.
Inoltre, secondo la legge sulla Privacy, il partecipante al concorso deve avere il diritto di opporsi all’utilizzo dei propri dati per finalità commerciali. Tutti i dati raccolti devono essere trattati secondo il Codice in Materia di Protezione dei Dati Personali.
Estrazione dei vincitori e invio al Ministero del verbale
Terminata la fase concorsuale, si dovrà procedere all’assegnazione dei premi. Tale fase va obbligatoriamente realizzata alla presenza di un notaio o di un funzionario della Camera di Commercio territorialmente competente, nominato responsabile della fede pubblica. Il notaio o il funzionario avrà il compito di supervisionare la fase di estrazione o di votazione da parte della giuria del vincitore e di redigere il verbale.
Il verbale di chiusura va fatto pervenire sempre tramite il servizio PREMA online al Ministero dello Sviluppo Economico dall’azienda (o dal soggetto responsabile delegato). Mandato il verbale il concorso si può considerare concluso. La cauzione verrà svincolata trascorsi 180 giorni dal ricevimento dello stesso.
Sanzioni e controlli
Il Ministero ha il compito di verificare, su segnalazione o a campione, che i concorsi online vengano svolti nel pieno rispetto della normativa per la creazione di un contest online. Il Ministero in particolare avvia la procedura di contestazione nei confronti delle imprese promotrici che abbiano violato:
- Il DPR 430/2001;
- La tutela della fede pubblica;
- I principi di concorrenza e di mercato nella forma di turbative;
- Il divieto di pubblicità di alcuni prodotti come per esempio quelli legati al fumo.
La contestazione viene comunicata all’azienda con una notifica via PEC o raccomandata con avviso di ricevimento, dopo la quale ha 15 giorni per le controdeduzioni. Se queste non vengono accolte il Ministero intima l’immediata cessazione del concorso e procede a comminare le sanzioni. Queste sono:
- Per concorso a premi vietato: sanzione che va da una a tre volte l’ammontare dell’IVA dovuta sul montepremi e comunque non inferiore a € 2.582.28;
- Per mancata preventiva comunicazione: sanzione che va da € 2.065,83 a € 10.329,14 (che può essere ridotta del 50% in caso in cui la comunicazione sia stata inviata successivamente all’inizio del concorso, ma prima che sia stato constatato l’inadempimento);
- Per svolgimento del concorso con modalità difformi da quelle comunicate o da quelle indicate nel regolamento: sanzione che va da € 1.032,91 a € 5.164,57;
Inoltre, a seconda della gravità riscontrata, il Ministero può comminare anche una sanzione accessoria, ovvero la pubblicazione, a spese dell’azienda promotrice, del provvedimento sanzionatorio.
Accenni di normativa negli altri paesi
Quando si tratta di aziende multinazionali, non è raro trovare contest online rivolti a più paesi con un unico montepremi condiviso. Questo tipo di concorsi a premi non possono includere l’Italia perché sarebbe necessario un regolamento ed un montepremi totalmente dedicato ai residenti su territorio italiano.
Il nostro paese non è l’unico a presentare questo tipo di limitazioni: in Turchia i concorsi a premi sono soggetti a normative ancor più dettagliate rispetto all’Italia e che vietano, come nel nostro caso, la promozione e lo svolgimento di contest con un regolamento ed un montepremi comune a più paesi.
Come anticipato all’interno del nostro post di oggi, per essere completamente in linea con gli adempimenti richiesti dalla normativa italiana, è obbligatorio versare una cauzione (o stipulare una fidejussione). Anche il Portogallo richiede il rispetto di una normativa simile: la fidejussione, oltre ad essere obbligatoria, può essere esclusivamente bancaria, quindi può essere stipulata direttamente dal soggetto promotore del concorso a premi.
Negli Stati Uniti, invece, il prize bond (cauzione) è obbligatorio solo se il montepremi supera i 5.000 dollari, con un’eccezione del Rhode Island, dove la garanzia è obbligatoria anche per montepremi di valore inferiore.
In Italia i premi derivanti dai concorsi, rappresentano cespiti di reddito imponibile. Si pensa che la regolamentazione fiscale nel nostro paese sia molto più limitante rispetto agli altri stati europei, ma in realtà l’onere fiscale in Italia è pari al 25%, in Portogallo il 45%, in Spagna è pari al 21%, ma il premio del paese meno oneroso va all’Austria con il 5%. In alcuni casi non è prevista alcuna rivalsa.
In molti paesi, l’onere fiscale è direttamente imputabile al vincitore, ma in altri la responsabilità di assolvimento degli oneri tributari va direttamente al soggetto promotore del concorso a premi.
Un’altra curiosità relativa alla normativa negli altri paesi riguarda i materiali di comunicazione. Le linee guida dei concorsi devono rispettare obblighi ben precisi che sono differenti da stato a stato.
In diversi stati la normativa relativa alle comunicazioni è più complessa rispetto a quella italiana, sia per quanto riguarda la forma che le lingue da utilizzare. In Francia è vietata qualsiasi forma di inglesismo ed, in generale, terminologia non inclusa nella lingua ufficiale, in Svizzera vi è l’obbligo di utilizzare tutte le lingue ufficiali (romancia, italiana, francese e tedesca), infine in Belgio vi è l’obbligo di utilizzare sia il fiammingo che il francese.
Ulteriore diversità di alcuni paesi europei è che, rispetto all’Italia, non vi sono restrizioni relativamente all’allocazione dei server. Ovvero nessun obbligo che siano posizionati sullo stesso territorio di svolgimento del concorso a premi e nessun obbligo di mirroring.
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