Il Regolamento di un concorso a premi è il documento che illustra le modalità di partecipazione al contest che intendiamo avviare
Il regolamento quindi deve contenere tutte le informazioni utili sia per gli organi di controllo sia per i partecipanti, ed è anche un utile strumento per l’azienda per tutelarsi in anticipo da eventuali cause legali. Vediamo innanzitutto le informazioni basilari che il regolamento di un concorso a premi deve contenere.
Nel dettaglio al suo interno vanno indicati:
- I soggetti promotori (ovvero le aziende che indicono il contest)
- La durata del concorso a premi con relativo termine (andrà quindi data informazione specifica sia del periodo di partecipazione, sia della data entro la quale intendiamo effettuare l’estrazione/assegnazione dei premi);
- Ambito territoriale di svolgimento del contest (dove vogliamo attivare l’iniziativa, ad esempio potremmo scegliere di coinvolgere una sola regione o una singola città italiana e nel caso ne va fornita specifica);
- La modalità di svolgimento (ovvero come “funziona” il contest: come possono partecipare gli utenti e tutte le eventuali limitazioni che si desiderano applicare, ad esempio, nel caso di un fotocontest, andrà specificato se possono essere o meno inviate più immagini da uno stesso utente, etc…);
- La modalità di assegnazione dei premi (come avviene la scelta dei vincitori: se tramite estrazione manuale e casuale, software, giuria di esperti, etc…);
- Il valore indicativo di mercato dei premi messi in palio e relativo montepremi (i partecipanti devono essere messi al corrente del valore commerciale del premio che potrebbero vincere);
- I dati della Onlus alla quale si dovranno devolvere gli eventuali premi non assegnati (dovrà essere scelta a discrezione dell’azienda una Onlus alla quale destinare i premi nel caso in cui non vengano dati ai partecipanti, quindi è consigliabile, ove possibile, scegliere un Ente Benefico che sia allineato alla tipologia di premi promessi).
Queste le informazioni basilari che vanno dettagliate nel testo.
Spesso viene però dimenticato che il Regolamento di un concorso a premi non è unicamente un mezzo utile agli utenti destinatari del contest o al Ministero dello Sviluppo Economico o per far fronte agli adempimenti burocratici necessari, ma si tratta anche di un mezzo di tutela per l’azienda che indice il concorso stesso.
Tramite questo infatti la ditta che intende promuovere un contest – o comunque una iniziativa premiale – potrà evidenziare quali e quante sono le forme di verifica e controllo che intende attuare nei confronti utenti per tracciare e garantire la regolarità delle loro azioni e/o acquisti legati alla partecipazione. Al suo interno saranno infatti delineate tutte le norme alle quali i destinatari si dovranno attenere se intendono concorrere regolarmente all’assegnazione dei premi in palio.
Questa formalizzazione consente pertanto al Promotore del contest di arginare partecipazioni fraudolente che potrebbero mettere a repentaglio il buon esito della manifestazione avviata.
Il regolamento di un concorso a premi come strumento per i concorsi esclusi dalla normativa
Per questi motivi il nostro consiglio è quello di redarre sempre e comunque un testo che illustri le modalità di partecipazione, non solo per i concorsi “canonici” sottoposti alla normativa inerente le manifestazioni a premio ma anche per le iniziative premiali che non sono necessariamente sottoposte alla disciplina regolamentata dal DPR 430/01. Avere un testo di riferimento relativo alla meccanica consente infatti non solo trasparenza nei confronti dei consumatori, che verranno edotti in merito alle modalità e finalità dell’iniziativa alla quale stanno partecipando, ma servirà altresì all’azienda per delineare compiutamente le modalità di adesione e, nel caso di manifestazioni escluse, sarà uno strumento utile per esplicitare chiaramente i motivi per i quali l’iniziativa avviata non è considerata sottoposta alla normativa (ad esempio dettagliando il modico valore dei premi o ancora la finalità artistica e non commerciale, etc…).
Tempi e modi per inviare il regolamento al Ministero
Nel caso specifico di attivazione di un concorso a premio sottoposto alla normativa il Regolamento, chiuso e definitivo, andrà firmato digitalmente dal Promotore, o in alternativa dal soggetto delegato, ed inviato al Ministero tramite il modello Prema CO/1, almeno 15 giorni prima dell’avvio e/o comunicazione del concorso stesso.
Il Ministero infatti controllerà la regolarità del contest prima che venga attivata la “promessa al pubblico”.
I 15 giorni vanno pertanto calcolati da quando abbiamo intenzione di comunicare ai destinatari il nostro contest e non da quando sarà effettivamente possibile effettuare la partecipazione.
Una volta depositato il Regolamento il testo sarà da considerarsi “chiuso”; vi consigliamo pertanto di non apportare modifiche se non strettamente necessarie e comunque solo nei 15 giorni “finestra”. In caso di necessità considerate comunque che piccole variazioni, che quindi non impattano sulla promessa al pubblico, sono tollerate anche in corso d’opera mentre modifiche “sostanziali” necessiteranno nuovamente di almeno 15 giorni prima dalla data della loro attuazione.
Il Regolamento va quindi redatto con attenzione per non incorrere in sanzioni o contestazioni da parte degli utenti ma dovrà altresì essere concepito come strumento di tutela da parte dell’azienda, utile per arginare partecipazioni o comportamenti non conformi che possono mettere a repentaglio il buon esito dell’iniziativa, pertanto consigliamo di rivolgersi ad esperti del settore.
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